Uncategorized

TINDAK LANJUT BENCHMARKING SISTEM KEARSIPAN PT KAI (PERSERO)

SURABAYA – Berkenaan dengan program sinergi BUMN serta upaya meningkatkan kompetensi SDM dalam bidang kearsipan, PT PG Rajawali I pada tahun 2018 telah melaksanakan studi banding ke Kantor Direksi PT KAI (Persero) Di Jalan Perintis Kemerdekaan No. 1 Bandung. Tepatnya pada 7 Agustus 2018. Kala itu, Tim PT PG Rajawali I memperoleh sambutan yang sangat baik dari tuan rumah sehingga dalam proses transfer knowledge tersebut insan Rajawali sangat antusias.

Dijelaskan secara ringkas arsip adalah rekaman kegiatan dalam satu media. Arsip memiliki fungsi sebagai bukti atas informasi bagi penggunannya. Menengok potensi masalah, arsip milik PT PG Rajawali I banyak yang bersifat tekstual bila tidak dikelola dengan baik akan menumpuk dan menggunung. Hal tersebut mengakibatkan arsip sulit untuk disimpan dan ditemukan kembali. Ternyata sangat penting untuk melalukan pengelolaan arsip.

Tidak hanya antusias dalam melaksanakan studi banding, Insan Rajawali juga antusias untuk mengimplementasikan pengetahuan yang telah diperoleh dari benchmarking tersebut. Menindaklanjuti hasil kunjungan ke PT KAI (Persero), saat ini PT PG Rajawali I tengah berusaha memberbaiki dan mengembangkan sistem pengelolaan arsip, baik arsip dinamis aktif maupun arsip dinamis inaktif. Harapannya pengelolaan arsip dapat memberikan nilai lebih bagi perusahaan.

Motivasi untuk melakukan benchmarking yang dipimpin Sekretaris Perusahaan PT PG Rajawali I tersebut tidak lepas dari keberhasilan PT Kereta Api Indonesia (Persero) membangun dan mengembangkan sistem kearsipan yang dimilikinya. PT Kereta Api Indonesia (Persero) terbukti berhasil mengelola kearsipan dengan meraih Juara I Arsiparis Teladan Nasional Tahun 2016 Kategori BUMN dan Juara III Unit Kearsipan terbaik Nasional Tahun 2016 kategori BUMN I PT pada ANRI Award 2016.

Pada kegiaan benchmarking tersebut, dijelaskan oleh Vice President Corporate Document Management PT KAI (Persero) bahwa untuk membangun sistem kearsipan dibutuhkan suatu sistem pendukung. Hal tersebut diwujudkan dalam 4 (empat) pedoman yang terdiri dari: a)  Pedoman Tata Naskah Dinas; b) Pedoman Klasifikasi Arsip; c) Pedoman Jadwal Rentensi Arsip dan d) Pedoman Standar Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses.

Pada kuartal pertama tahun 2019, saat ini PT PG Rajawali I telah berhasil mengimplementasikan Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Kantor Direksi PT PG Rajawali I. Selain itu, PT PG Rajawali I juga tengah menyusun Pedoman Klasifikasi Arsip, Jadwal Rentensi Arsip dan Pedoman Standar Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses yang rencananya akan diimplementasikan pada semester kedua tahun 2019.

PT PG Rajawali I saat ini juga tengah melakukan rekonstruksi arsip serta melaksanakan pembangunan ruang arsip. Rekonstruksi tersebut dimulai dengan melaksanakan seleksi arsip dinamis inaktif yang dimiliki kemudian mengelola atau mengakomodirnya menggunakan sistem pengarsipan. Semoga PT PG Rajawali I dapat terus melakukan perubahan-perubahan yang progresif dan bermakna tersebut untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Satu jiwa raih juara! (zak).

One thought on “TINDAK LANJUT BENCHMARKING SISTEM KEARSIPAN PT KAI (PERSERO)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *